Итоги работы учреждения за 2013 год и
основные направления развития в 2014 году.
1. Основные направления развития архивного дела
Приоритетными задачами развития архивного дела учреждения в 2013 году являлись:
- принятие необходимых мер по антитеррористической защищенности учреждения, обеспечения безопасности архивных фондов и жизнедеятельности архива, повышение его пожарной безопасности;
- прием документов на государственное хранение;
- обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, находящихся на государственном хранении в учреждении, в соответствии с существующими требованиями;
- организация и предоставление учреждением государственных услуг, в первую очередь, связанных с социальной защитой граждан в соответствии с Федеральным Законом № 213 ФЗ от 24.07.2009;
- активизация работы по созданию научно-справочного аппарата;
- соблюдение нормативных требований по выдаче документов различным категориям пользователей, информационному обеспечению органов государственной власти и муниципальных образований, научной общественности, населения;
- организация и проведение мероприятий, посвященных памятным событиям российской истории и Симбирского-Ульяновского региона;
- продолжение работы по выявлению и описанию особо ценных и уникальных документов;
- продолжение работы по рассекречиванию документов, созданных КПСС по 1982 год включительно.
2. Паспортные данные архива.
Всего в нашем архиве на 01.01.2014 на государственном хранении находится 3`596 фондов общим количеством 632 тыс. 395 ед.хр., из них:
591 тыс. 060 дел – управленческая документация;
9 тыс. 496 дел – документов личного происхождения;
28 тыс. 780 дел – по личному составу и
3 тыс. 059 ед.хр. в коллекции фотодокументов.
Основные плановые показатели работы учреждения выполнены в полном объеме.
3. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда РФ
В целях улучшения физического состояния и хранения документов:
- отреставрировано 34`711 листов в 2`481 деле фондов № 8 Ульяновский обком КПСС, № 13 «Ульяновский горком КПСС», документы ликвидированных организаций и др. фондов, выявленных в процессе работы.
Восстановлено 122 листа угасающего текста путем создания машинописных копий в фондах № 8, 13, 308 (Ульяновский обком, Ульяновский горком и Засвияжский райком КПСС).
Проведена профилактическая обработка (дезинфекция) документов фонда Ульяновского областного совета профессиональных союзов - 144 ед. хр. объемом 23`531 лист и 34 архивных коробов.
Проведена проверка наличия и физического состояния дел общим объемом 4`692 ед.хр.: ф. 5968 (коллекция фотодокументов) - 2`709 ед.хр., ф. 5730 (Партком радиолампового завода) – 1432 ед.хр., ф.153 (центр политологии и духовной культуры) – 112 ед.хр., ф.5732 (Парторганизация Политехнического института) – 267 ед.хр., ф.70 (Бюро объединенных коллективов Волго-Бугульминской железной дороги) – 152 ед.хр. Утраты дел не выявлено, по итогам работы оформлены соответствующие акты.
В соответствии с существующими требованиями проведена ежегодная проверка наличия и физического состояния 20 уникальных документов, внесенных в Реестр уникальных документов Ульяновской области. Утраты документов не выявлено, физическое состояние хорошее и удовлетворительное, реставрации и профилактической обработки не требуют. По итогам оформлены акты проверки наличия и физического состояния документов.
Проведено выявление особо ценных документов (протокольная часть) фонда № 8 – Ульяновский Обком КПСС, а также уникальных документов. Просмотрено 7431 ед. хр., выявлено 572 особо ценных дела и 3 уникальных документа, которые внесены в Реестр уникальных документов Ульяновской области.
4. Формирование архивного фонда РФ.
В течение 2013 года продолжался приём документов на государственное хранение от источников комплектования, держателей личных фондов.
Принято на государственное хранение всего – 2`208 ед.хр., в т.ч.: 1253 дела - управленческой документации, 32 дела по личному составу.
Объём принятых управленческих документов превысил плановые показатели почти в 1,5 раза и показатели 2012 года в 3 раза в связи с тем, что наш источник Законодательное собрание досрочно изъявили желание передать свои документы на гос.хранение.
В коллекцию фотодокументов архива (ф.5968) принято 100 ед. хр. фотодокументов.
5. Личные фонды.
В 2013 году поступили на государственное хранение документы личного происхождения:
- Скочилова А.А. – первого секретаря Ульян. обкома КПСС, члена ЦК КПСС, депутата ВС СССР, Почетного гражданина УО;
- Курчакова А.Г. – второго секретаря Бегтяшкинского райкома КПСС, ректора Ульян. института переподготовки кадров и агробизнеса, профессора, заслуженного зоотехника РФ, Почетного председателя Ульяновской областной татарской национально-культурной автономии, Почетного гражданина УО;
- Арефьева В. Н. – второго секретаря Ульн. райкома КПСС, зав.отделом с/х Ульян.обкома КПСС, председателя Гос.комитета по охране окр.среды УО, Почетного гражданина УО;
- Томуля В. В. – начальника цеха Ульян.автозавода, зав.отделом, секретаря Ульян.облсовпрофа, председателя Ульян.обл. совета ветеранов войны и труда,
пополнились фонды
Гребнева С.К. – заведующего отделом пропаганды и агитации Ульян.обкома КПСС, начальника архивного отдела администрации УО в течение 12-ти лет;
Ромбовского Ю. А. – заведующего отделом пропаганды и агитации Ульян. горкома КПСС, зам.пред. Ульян.облисполкома, главного редактора газеты «Ульян.правда», Почетного гражданина УО;
Васильева В. П. – государственного деятеля, председателя Ульян.облисполкома, делегата 6-ти съездов КПСС, в том числе и знаменитого 20-го съезда.
Коллекцию документов комсомольских работников пополнили документы Карповых А.П. и М.П., Дерябиной С.И., Светухиной К. П.
6. Утверждение описей на ЭПК
ЭПК Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области были утверждена и согласована 61 опись (управленческой документации - 33 описи, по личному составу – 28 описей).
Проведена научно-техническая обработка документов в 33 организациях – источниках комплектования на 1`370 ед.хр., в т. ч. – 981 ед.хр. управленческой документации и 381 ед.хр. по личному составу.
7. Создание Информационно-поисковых систем
В архиве продолжалось создание ИПС:
Описано 40 документов, собранных в порядке инициативного документирования.
Описаны документы уже названных личных фондов в количестве 823 ед.хр.
Подверглись описанию фотодокументы – 100 ед.хр.
Описано 572 особо ценных дела фонда № 8 – Ульяновский Обком КПСС – почти в 2 раза больше, чем в 2012 г.. Описано 3 уникальных документа.
В 2013г. проведено усовершенствование 6-и описей фонда № 8 «Ульяновский обком КПСС»: в количестве 814 заголовков.
Проведена каталогизация 10 ед.хр. управленческой документации ф.13 «Ульяновский горком КПСС».
Закаталогизировано 100 фотодокументов. Все карточки влиты в каталог.
8. Использование и публикация документов АФ. Предоставление информационных услуг.
Научно-информационная деятельность архива была направлена на всестороннее использование документов, в мероприятиях, включённых в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011-2015гг», Программу Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2011-2015 гг., на информационное обеспечение мероприятий, связанных с проведением 70-летия образования Ульяновской области, проведением в Ульяновске международного культурного форума, 70-летием Сталинградской и Курской битв, с проведением Года равных возможностей в Ульяновской области и др.
В 2013 году главным событием стала разработка сетевого проекта «Архивы – время, события, лица» на период 2014-2022 годы и признание его руководством региона.
В течение 2013 г. подготовлено 6 фотодокументальных выставок в электронном формате с размещением на сайте учреждения.
В эфир вышли 3 телепередачи:
- Презентация юбилейного календаря,
- Презентация в цикле «Книга по истории края» (презентация книги «Симбирский-Ульяновский край в новейшей истории России. 1917-1991 гг. Люди. События. Факты»),
Подготовлены и вышли в эфир на ГТРК «Волга» 10 радиопередач.
Вышли 47 публикаций, которые были размещены в средствах массовой информации, на сайте архива,
- В журнале «Отечественные архивы» в рубрике «Вышли в свет» опубликована информация об издании книги «Симбирский –Ульяновский край в новейшей истории России 1917-1991 гг. Люди. События. Факты».
Подготовлены 5 тематических подборок документов.
Сформирована программа работы плазменной панели. На плазменной панели в фойе архива размещены: Визитка архива, выставки: «Ульяновской области 70 лет», «История Симбирска-Ульяновска в уникальных документах и фотографиях», подборка материалов о Почётных гражданах Ульяновской области.
На сайте архива за год было размещено 124 информации.
9. Исполнение запросов
В 2013 году было исполнено 430 тематических и 3`915 социально-правовых запросов.
Лично обратилось в архив 4`430 человек,
по электронной почте поступило 84 запроса,
в рамках соглашения с ПФР об электронном взаимодействии исполнен 1`251 запрос.
10. Выдача документов из архивохранилищ
Выдано дел из архивохранилищ всего – 52`173 ед.хр. несколько ниже уровня 2012 года.
Также для работы специалистам было выдано 2`467 описей,
- из библиотеки печатных изданий – 407,
- методической литературы – 191.
11. Пользователи архивной информацией
Значительно больше возможностей специалисты архива предоставили для пользователей архивной информацией, всего в 2013 году количество составило 5`676 человек (это посетители выставок, пользователи читального зала, участники школьных уроков, экскурсий, слушатели лекций и т.п.). В т.ч. читальном зале обслужен 121 пользователь, ими сделано 523 посещения.
3649 посетителей сайта сделали 15`425 посещений.
12. Рассекречивание документов
В течение 2013 года продолжалась работа по рассекречиванию документов, созданных КПСС по 1982 год включительно. По итогам просмотра все документы были представлены для рассмотрения областной межведомственной комиссии. Рассекречено 8754 дел, 179`612 документа. Из них 666 дел (это 29`643 документа) за 1941-1945 годы.
Проставлено 13 285 штампов в делах после рассекречивания, 19 753 штампа в описях.
13. Создание учетных и тематических БД и автоматизированного НСА
Продолжалась работа по ведению базы данных «Архивный фонд», в 2013 году в базу введено:
- 7 новых фондов;
- 18 описей, столько же топографических указателей.
- единиц хранения фондов №№ 1, 8, 13 – 10`300 записей.
- исторических справок и аннотаций – 4 записи.
По результатам выверки данных откорректировано реквизитов фондов и описей – 860 записей.
За 2013 год также было оцифровано 1`516 описей на 23`349 листах.
Продолжалась работа по созданию БД к документам по личному составу:
- ликвидированных организаций в БД внесены: (ф. 6102- Мостоотряд № 92) – 105 дело (12 133 записи);
по награждению знаками ЦК ВЛКСМ (ф. 1927 - Ульяновский обком ВЛКСМ) - 21 дело (992 записи);
- составлено внутренних описей на статистические карточки (образца 1973 года) – 155 дел /12 215 записей (ф.8, оп.101).
Всего введено 25`340 записей.
14. Перевод в электронный вид архивных документов.
В течение 2013 г. оцифрована 91 ед.хр. фонда № 13 общим объемом 4`972 листа и 240 фотодокументов.
15. Проведение информационных мероприятий
За отчетный период было проведено 3 семинара с ответственными за делопроизводство организаций - источников комплектования на следующие темы:
«Система учётных документов архива организаций. Организация работы по учёту в архиве организации» (26.02.2013),
«Временное хранение документов в архиве организации. Порядок подготовки документов к передаче в государственный архив. Особенности приема негосударственных организаций» (29.03.2013),
«Обеспечение сохранности физических носителей документов (способы и виды обработки)» (18.10.2013).
Специалисты архива приняли участие в работе:
- Межрегиональной историко-архивной конференции «История Симбирского-Ульяновского края в документальном наследии»;
- краеведческой конференции «История и современность Симбирского-Ульяновского края. Итоги краеведческого года»;
- Межрегиональной научно-практической конференции «Документы Архивного фонда Российской Федерации – источники для краеведческих и генеалогических исследований» (Саранск, Мордовия); - Геральдической комиссии при Губернаторе Ульяновской области;
- Научного совета архивных учреждений Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области;
- Совета по культуре при Губернаторе Ульяновской области и др. мероприятиях.
В рамках участия в Международном культурном форуме в сентябре 2013г. работники нашего учреждения приняли участие в работе круглых столов.
1 октября 2013г. наш архив посетил губернатор Ульяновской области С.И.Морозов и ознакомился с его работой. Позже в Ленинском Мемориале состоялось заседание круглого стола, посвященного работе архивной отрасли области. В его подготовке и проведении работники нашего архива приняли активное участие.
Основные нерешенные проблемы архива в 2013 году.
Проблемы комплектования:
1. Архив не продвинулся в решении главной задачи архива, в увеличении организаций источников комплектования, хотя в нашей новейшей истории такие учреждения и организации имеются. Необходимая материально-техническая база имеется.
Проблемы сохранности.
2. Морально устарело и полностью износилось оборудование по поддержанию теплового и влажностного режима.
Средства на полную замену не выделяются, а необходимо было 2,5 млн. рублей, а сейчас и в будущем потребуется более трех млн. рублей.
Для частичного решения, которое также будет оптимально необходимо начать закладку окон в хранилищах. Утепление, т.е. закладку оконных проемов необходимо уже в этом году и в первую очередь в хранилище № 2 это 4 и 5 этаж. Одновременно утеплить и двери запасных выходов из хранилищ на запасную лестницу.
Кадровое обеспечение.
В связи с введением Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих полностью изменены квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов.
В настоящее время из 28 специалистов у 14 т.е. у половины нет в полном объеме документов по повышению квалификации, что касается новых требований. Необходимо серьезно подумать об усилении научного потенциала в штатном расписании нашего учреждения. Осуществить главное направление нашего проекта «Архивы, время, события» без штатного научного сотрудника будет довольно сложно.
Основные задачи на 2014 год
- Реализация проекта «Архивы – время, события, лица» в сфере комплектования и использования.
- Подготовить учреждение к проведению на нашей базе Научно -методического Совета архивных учреждений Поволжского федерального округа в сентябре 2014 года.
- Продолжить работу по реализации дорожной карты по повышению зарплаты основному персоналу (март, октябрь).
Для реализации проекта «Архивы – время, события, лица» необходимо:
1. Издание книги «Культура Симбирского – Ульяновского края. Сборник документов и материалов».
2. Презентация книги «Культура Симбирского – Ульяновского края: сборник документов и материалов». Сборник документов посвящен развитию культуры и искусств в Симбирской губернии – Ульяновской области в советский и постсоветский периоды её истории. Ко дню работника культуры Ульяновской области ориентировочно 26 марта.
3. Провести работу по выявлению материалов для сборника документов «Для родины своей ни сил, ни жизни не жалей! Ульяновская область в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.»
4. Подготовить:
5 фотодокументальных выставок:
- «Спортивный регион» (к открытию зимних Олимпийских игр в Сочи)
- «Таланты Симбирского-Ульяновского края: прошлое и настоящее» (совместный проект государственных и муниципальных архивов Ульяновской области)
- «Больше! Лучшего качества! С наименьшими затратами!» (История становления, развития и результативность социалистических соревнований в Симбирской губернии - Ульяновской области), посвящённая году Человека труда в Ульяновской области
- «70 лет на службе истории» (к 70-летию ОГБУ «Государственный архив новейшей истории Ульяновской области»)
- «Архивной службе Симбирской губернии - Ульяновской области – 95 лет (совместно с ОГБУ «ГАУО» и муниципальными архивами)
5. Принять участие в организации и работе межрегиональной историко-архивной конференции «Страницы прошлого листая: 95 лет архивной службе «Ульяновской области» с изданием сборника материалов.
6. Принять участие в подготовке и проведении НМС ПФО в г. Ульяновске в сентябре 2014 года.
7.Международной научно-практической конференции «Дни науки» с докладом «Сulture Simbirsk - Ulyanovsk region:Past and Present»; в Международной научно-практической конференции «Научный потенциал мира» с докладом «Archiv keeping in Simbirsk – Ulyanovsk region:Past and Present».
8. Организовать проведение публичных лекций «Социалистическое соревнование. История становления, результативность в различных отраслях экономики». И выезды в муниципальные образования Ульяновской области для представления выставки «Таланты Симбирского – Ульяновского края: история и современность», с лекциями о составе документов ОГБУ «ГАНИ УО», методах публичной работы архивистов.
9. Продолжить работу по дальнейшему повышению зарплаты основного персонала (в 2013 году средняя зарплата составила 17 514 рублей).
