Задачи архивистов

Дата размещения новости: 21.11.2016

Проверка наличия и состояния архивных документов в ОГБУ «Государственный архив новейшей истории Ульяновской области» проводится в плановом порядке.

В ходе проверки наличия устанавливается фактическое наличие документов, находящихся на хранении, путем сверки фактического наличия дел с описью, при этом сверяется описательная статья описи (№ дела, заголовок, крайние даты, количество листов) с описанием дела на обложке (архивный шифр дела, название фондообразователя и его структурной части, заголовок дела, крайние даты, количество листов).

Всего в 2016 году в архиве запланировано проверить наличие 25 500 единиц хранения. Со 2-го по 4-й  квартал 2016 года проводилась проверка наличия и состояния документов фонда № 308 «Засвияжский райком КПСС  г.Ульяновска». В ноябрепроверка была завершена. В фонде числится 59 описей на 16 971 единиц хранения. Отсутствующих дел не обнаружено.

 Архивные документы, выданные для работы пользователям или сотрудникам архива, проверялись на общих основаниях, их шифры устанавливались по картам-заместителям и книге выдачи документов из архивохранилищ.

 Информация по результатам проверки наличия и состояния архивных документов фиксировались в листе проверки. Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки.

По окончании проверки наличия оформлен соответствующий акт, в конце каждой описи проставлен штамп «проверено», дата и подпись лица, проводившего проверку.

По результатам проверки внесены изменения во все учетные документы, в пофондовые и постеллажные топографические указатели, а также в ярлыки на коробках с учетом итогов проверки наличия.